Procesverbalet janë dokumente që lejojnë regjistrimin zyrtar të ngjarjeve. Procesverbalet përdoren për të dokumentuar ngjarjen ashtu siç ka ndodhur, për ta referuar atë kur është e nevojshme, për të ndarë informacionin në mënyrë zyrtare dhe korrekte dhe për mbrojtje ligjore. Njoftimi zyrtar i ngjarjes bëhet përmes procesverbalit.

Çfarë është një Minut?

Mbajtja e procesverbaleve është procesi i regjistrimit zyrtar të përmbajtjes së një ngjarjeje, një takimi, një procesi transaksioni ose një bisede pikërisht ashtu siç është. Procesverbali mbahet për të siguruar mbrojtje në proceset ligjore, për të dokumentuar zyrtarisht incidentin, për ta referuar atë si dokument zyrtar në proceset ligjore dhe për të përcjellë me saktësi situatën.

Procesverbali i përgatitur nga institucionet zyrtare mund të nënshkruhet nga policia, noteri, gjykata, kompanitë, zyrat qeveritare ose institucionet zyrtare.

Si të mbani minutat?

Meqenëse procesverbalet janë dokumente zyrtare, ka disa rregulla që duhen ndjekur gjatë përgatitjes së tyre. Procedurat e mbajtjes së procesverbalit mund të kenë ndryshime dhe detaje të ndryshme në lidhje me natyrën dhe vendndodhjen e ngjarjes që do të regjistrohet. Ju mund të aplikoni kushtet e mëposhtme si një shembull se si të mbani minuta:

Para se të filloni përmbajtjen e procesverbalit, duhet të shkruani titullin në përputhje me rregullat. Nëse nuk ka situatë të veçantë për incidentin që është objekt i raportit, titulli duhet të shkruhet në mes të faqes dhe me shkronja të mëdha si 'MINUTA'.
Pas deklarimit të natyrës së incidentit të përshkruar në raport, duhet të jepet informacion i detajuar rreth incidentit. Përveç informacionit të detajuar rreth incidentit, në raport duhet të përfshihet edhe mënyra se si është marrë informacioni i incidentit.
Informacione të tilla si vendi ku ndodhi incidenti, data dhe ora, si dhe çfarë ishte incidenti, gjithashtu duhet të tregohen qartë.
Nëse ka prova që mund të konsiderohen si prova në lidhje me ngjarjen e përmendur në raport, ato gjithashtu duhet të shtohen në raport. Në raport duhet të përfshihet edhe informacioni se si janë marrë provat.
Nëse minutat zënë më shumë se një faqe, pjesa e pasme e faqeve duhet të lihet bosh dhe faqet e reja duhet të numërohen.
Kërkohen edhe nënshkrimet e lagura të personave, informacioni i të cilëve përfshihet në procesverbal. Procesverbali pa nënshkrim nuk është i vlefshëm.

Gjërat që duhen marrë parasysh gjatë përgatitjes së procesverbalit

Meqenëse procesverbalet janë dokumente zyrtare, duhet të ndiqen disa modele dhe rregulla gjatë përgatitjes së procesverbalit. Pikat e rëndësishme në përgatitjen e procesverbalit janë si më poshtë:

Duhet të përgatitet në letra A4 ose A5.
Titulli i procesverbalit duhet të shkruhet me shkronja të mëdha në mes të faqes.
Data dhe ora e incidentit, detajet se si ndodhi incidenti dhe si u mësua incidenti duhet të përfshihen në detaje.
Në raport duhet të përfshihen edhe dëshmitë në lidhje me incidentin.
Duhet të përfshihen edhe të dhënat e identitetit të personave të përmendur në procesverbal.
Në fund të procesverbalit, data dhe ora e mbajtjes së procesverbalit duhet të përfshihen nënshkrimet e personave të përmendur në mënyrë që përfundimi të jetë i qartë.

Cili është përdorimi i minutave?

Procesverbali mbahet pasi janë dokumente zyrtare në rastet kur ngjarja duhet të raportohet. Procesverbali shërben si mbrojtje ligjore dhe ligjore për ngjarjet e ndodhura, si referencë për situatat drejtuese të ndërmarrjes dhe marrëdhëniet punonjës-punëdhënës. Që procesverbali të paraqitet si dokument zyrtar dhe të jetë i dobishëm për incidentin, duhet të përgatitet me informacion dhe kujdes real. Procesverbalet mund të përdoren si dokumente zyrtare për ngjarje dhe qëllime të ndryshme. Ne mund të rendisim përfitimet e mbajtjes së procesverbaleve si më poshtë:

Ato ofrojnë mbrojtje ligjore duke përdorur procesverbalet e mbajtura nga gjykata, noteri, zyrat zyrtare apo institucionet publike si provë në proceset ligjore.
Në rastet kur kërkohen sanksione apo procedime penale, procesverbali paraqitet në gjykata si dokumente zyrtare në lidhje me procesin e ngjarjes.
Në institucionet e biznesit, procesverbalet mund të mbahen për të mbajtur detaje të përmbajtjes së takimeve dhe diskutimeve. Këto procesverbale mund të përdoren në vendimet e ardhshme.
Procesverbalet e mbajtura në vendet e punës mund të mbahen për të mbrojtur punëdhënësin dhe punonjësin në proceset ligjore në lidhje me ngjarjet në vendin e punës.

Si të mbani minuta sipas situatës së tyre?

Në rastet kur incidenti duhet të regjistrohet, mund të mbahet procesverbal, ndonëse në zona të ndryshme. Mund të mbahet procesverbal për jetën e biznesit, gjendjen arsimore dhe shëndetësore, si dhe procedurat ligjore ose penale. Në rast situatash problematike në ekzaminimet dhe trajtimet spitalore, mund të mbahet një raport për gjendjen shëndetësore, një raport për ndëshkimet si disiplina në jetën arsimore, një raport për çdo problem në zonat ushtarake apo një aksident në vendin e punës.

Si të mbani një raport aksidenti trafiku?

Raporti i aksidentit trafiku me dëme materiale mund të përgatitet në përputhje me rregullat e mëposhtme:

Raporti duhet të plotësohet në dy kopje vetëm nga personat e përfshirë në aksident. Nëse jeni përfshirë në një aksident, është e detyrueshme të plotësoni raportin edhe nëse nuk keni licencë.
Edhe pse formulari i plotësuar për procesverbalin është fotokopje, nënshkrimet e njoma të palëve duhet të jenë të pranishme në procesverbal.
Informacioni në formular duhet të plotësohet jo i plotë dhe shkaku i aksidentit duhet të tregohet qartë.
Meqenëse raporti do të jetë i pavlefshëm nëse kompania dhe polica nuk mund të identifikohen, duhet të deklarohen plotësisht dhe saktë numrat e kompanive të sigurimit dhe policave të trafikut të palëve.
Raporti duhet t'i dorëzohet shoqërisë së sigurimit brenda pesë ditëve të punës.

Si të mbani raporte ushtarake?

Në fushat ushtarake, procesverbalet zakonisht kanë një shabllon të caktuar. Për shembull, nëse raporti lidhet me një incident disiplinor, një titull si 'RAPORTI I ZBULIMIT TË INDISIPLINËS' shkruhet në pjesën e sipërme të mesit të faqes së raportit. Pas shënimit të datës, kohës së saktë dhe vendndodhjes së saktë të incidentit, informacioni për incidentin dhe emrat e përmendur në incident përfshihen në raport. Pasi të jetë shënuar në fund data e mbajtjes së procesverbalit, procesverbali finalizohet me nënshkrimet e lagura të personave të përmendur në procesverbal dhe personit që mban procesverbal.

Si të mbani raportet e studentëve?

Ashtu si në minutat e tjera, pasi titulli i raportit shkruhet me shkronja të mëdha, përfshihen data, ora, detajet e ngjarjes dhe emrat e përmendur në ngjarje. Pasi data e procesverbalit shtohet në fund, procesverbali finalizohet me nënshkrimet e lagura të nxënësit, mësuesit, ndihmësdrejtorit dhe drejtorit.